Secrétaire*C-E/DIR

Secrétaire OPS

Mission :
Assurer le secrétariat OPS dans ses composantes Technique et Exploitation.

Tâches spécifiques liées au service Exploitation :
- Gérer le suivi des visites médicales des contrôleurs,
- Suivre le remplissage des heures de contrôle des ICNA avec Mention d'Unité,
- Gérer les dossiers de délivrance/prorogation/renouvellement des licences et différentes mentions des ICNA auprès de SDRH et de la DSAC,
- Elaborer et diffuser les tableaux de permanence opérationnelle du service, des agents en horaires de bureau et diffuser les tours de service de la salle de contrôle.


Tâches spécifiques liées au service Technique :
- Suivi des détachements au sein du service technique,
- Gestion administrative des commissions de nominations du service technique,
- Etablissement et diffusion des notes de services à l'issue des commissions,
- Suivi des heures de nuit, heures abondées (OE), astreinte IAT,
- Suivi administratif des opérations programmées (notes de service),
- Le cas échéant, assistance du pôle SUPP pour la gestion et le suivi des formations continues statutaires, règlementaires, et stages hors AE,
- Suivi et mise en signature des Autorisations d'Exercice (AE),
- Gestion des protocoles techniques établis entre le CRNA-E et ses partenaires civils et militaires,
- Gestion des mises à jour du Manuel du service Technique (MANTECH),
- Suivi des demandes de matériel et des demandes de travaux,
- Etablissement des bordereaux d'envoi matériels vers la DTI.


Tâches communes de secrétariat :
- Gestion des congés,
- Elaboration et diffusion des tableaux de service,
- Gérer les demandes d'ordre de missions (France et étranger),
- Enregistrer, gérer et diffuser le courrier papier et électronique,
- Accueillir le public et réceptionner les appels téléphoniques,
- Organiser la logistique des réunions (réservations de salle, de moyens matériels ou logistiques),
- Gestion des autorisations d'accès au centre et des fiches de visites,
- Elaborer et tenir à jour l'organigramme des services techniques et Exploitation,
- Suivre la dotation des badges, des clés et des droits bureautiques,
- Accueil des nouveaux arrivants,
- Gestion de l'archivage.

Continuité de service des secrétariats :
- Assurer le remplacement du secrétariat de Direction,
- En période de congés, reprendre les activités prioritaires des autres secrétaires OPS.

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT :
- Participer aux procédures de retour d'expérience
- Prend en compte les résultats et les préconisations issus des démarches de retour d'expérience
- Participe aux audits

Compétences :

Techniques de base :
- Connaissance de l'environnement bureautique et technique,
- Connaissance des mécanismes hiérarchiques du CRNA,
- Connaissance des règles administratives,
- Connaissance des régimes horaires et de congés des personnels.

Qualités requises :
- Être méthodique,
- Identifier les domaines d'innovation possibles,
- Répartir le travail dans une équipe,
- Animation d'équipe.

Conditions d'emploi :
- Cycle administratif 4,5 ou 5 au choix de l'agent.

Formation d'intégration :
- Formation sur les outils bureautiques,
- Connaissance de l'environnement technique et organisationnel (régimes horaires, congés, ...).

Expériences souhaitées :
- Expérience souhaitée en secrétariat.